1. PREAMBULE
2CSI® est éditeur de logiciels dédiés exclusivement au monde de la Santé.
Cet ERP a pour unique but d’informatiser les établissements qui ont d’abord besoin d’un dossier du patient informatisé, partagé par tous les acteurs de la prise en charge et unique. Ses autres composants logiciels répondent aux besoins périphériques exprimés par les équipes dirigeantes.
2CSI® est capable, depuis 2003, avec l’ERP Sano®, d’informatiser totalement des Associations ou groupes d’établissements qui sont du type hospitalisation classique et/ou hospitalisation à domicile et dont les statuts sont "Publics", "Privés lucratifs" ou "Privés non lucratifs" (PS/PH) avec des établissements dépendants des secteurs Sanitaire et Social ou Social et des structures de soins et de maintien à domicile.
La pré-étude des modules qui composent, aujourd’hui, l’ERP Sano® a débuté durant les années 1994 et 95 par le Dossier médical et infirmier du Patient grâce à des groupes de travail auxquels ont participé, autour de nos Chefs de projet, des Médecins (Chefs de service, spécialistes, DIM), Infirmières générales, Surveillantes, IDE, Kiné, Orthophonistes, Ergothérapeutes, secrétaires médicales, DSIO ainsi que des responsables administratifs et économiques.
Dès 1996, 2CSI® a offert à ses clients le logiciel SanoCom® 2000, Dossier du Patient, capable de gérer des bases de plusieurs millions d’enregistrements. Cette solution utilise exclusivement des produits Microsoft dont l’interface homme/machine WINDOWS, le moteur de SGBD/R (Système de Gestion de Bases de Données Relationnelles) SQL SERVEUR et les outils bureautiques intégrés.
Depuis 6 ans, à la demande expresse de nos clients, nous avons développé des logiciels de facturation des actes et séjours, de PMSI MCO et SSR avec les Groupeurs associés, de gestion du personnel, de comptabilité client, générale, budgétaire, analytique, de gestion des rendez-vous, de bloc opératoire, de suivi des produits sanguin, de planning du personnel, de prise de commande de repas, de logistique, de gestion de flotte de véhicule, etc.
Parallèlement, nous avons mené des études sur la partie mobile (sans fil), sur l'utilisation de poste léger (client fin), sur l’utilisation de lecteur de code-barre ainsi que la lecture ou l’écriture d’information à partir d’agendas mobiles avec téléphone intégré (WAP, GPRS, WiFi). Que le personnel traitant soit au pied du lit du patient, dans son bureau ou dans les salles de soins ou à l’extérieur, il a accès aux mêmes informations sur les postes mobiles et sur les postes fixes nouveaux (PC, MAC, NetComputer) ou anciens (à partir du 480DX). Le poste mobile se présente sous la forme d’un P.C. portable, d’une ardoise ou d’un agenda de poche PDA qui disposent des protocoles de communication GPRS, WIFI et UMTS (en 2005). Le premier site installé avec des postes mobiles WIFI date de 1995. Le premier site où tout le personnel soignant (> 500) est équipé de PDA pour saisir les informations directement chez le patient, gérer ses interventions, passer des commandes, faire des comptes-rendus (en temps réel) est en cours de démarrage pour être totalement opérationnel le 6 décembre 2004.
L’ERP Sano® intègre une navigation Internet, une gestion du contrôle des accès et il assure l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des informations.
2CSI® est soutenu par l’ANVAR pour ses programmes de recherche innovants dans le domaine des systèmes mobiles (Projet NOMADE) et par la Commission européenne pour son Plan de formation interne (FSE).
2. POURQUOI UN ERP ET POURQUOI CHOISIR L’ERP Sano®
2.1. LA REFONTE DU SYSTEME D’INFORMATION DES ETABLISSEMENTS DE SOINS
2.1.1. 1° phase : Le dossier patient informatisé.
Dans un environnement sujet à des restrictions budgétaires, le programme de modernisation Hôpital 2007 et la Tarification à l’Activité (T2A) imposent de fortes perspectives d’évolution. L’enjeu consiste à choisir une solution répondant aux besoins et aux évolutions tout en restant en adéquation avec les moyens disponibles.
3. CONTEXTE ACTUEL DES SYSTEMES D’INFORMATION SANTE
L’orientation actuelle des systèmes d’information des établissements de santé est basée sur des métiers ou sur des fonctions. Malgré une couverture fonctionnelle qui peut être satisfaisante, les systèmes existants ne répondent pas totalement aux besoins des différents acteurs. Le cloisonnement, accentué par des solutions parallèles, génère des ressaisies et des redondances d’information, des incohérences et rend difficile une interopérabilité correcte.
Afin de s’en affranchir, il est nécessaire, pour les Directions, de poursuivre la mise en œuvre des échanges inter logiciels déjà entrepris. Ces traitements sont complexes, lourds et coûteux pour n’obtenir qu’un degré de satisfaction moyen. Leurs développements délicats font intervenir plusieurs prestataires. L’obtention d’un consensus est difficile, malgré l’existence de normes et de standards. Une fois en production, ces échanges demandent un suivi, une administration continue et rigoureuse, exigeant des moyens adaptés et coûteux. Le système de pilotage qui en découle, par la diversité des sources d’informations est lui aussi lourd et complexe à exploiter. D’autres part, une appropriation correcte de tels systèmes, impose aux utilisateurs de comprendre les mécanismes complexes mis en jeu, la vision du système et ses conséquences, ainsi que leurs coûts. Les professionnels de santé doivent en conséquence accepter certaines contraintes imposées par de telles organisations, pour assurer la qualité et l’intégrité du système d’information.
La majorité de ces échanges et le système de pilotage informatisé restent souvent à réaliser.
4. L’AVENIR
4.1. UN DOSSIER PATIENT INFORMATISE, INTEGRE, PARTAGE, UNIQUE
Les directions doivent envisager de ne plus poursuivre la course aux développements des échanges mais de refondre les systèmes actuels. Basé sur une orientation fonction, s’appuyant sur des dossiers patients par métiers, il doit évoluer au profit d’une orientation processus bâtie sur un seul et unique dossier patient, intégré et partagé par tous les acteurs.
5. LES PROJECTIONS
L’ERP Sano® s’appuie sur un découpage et une structure qui permet la mise en œuvre rapide et conjointe d’une comptabilité analytique, d’un suivi budgétaire par centre de responsabilité et d’un système de pilotage d’établissement informatisé.
Cet ERP prend en compte le souhait général d’établir rapidement des échanges d’informations patients avec l’ensemble des établissements et des réseaux dans de bonnes conditions de confidentialité et sans effort particulier. Il alimente également un système de gestion et de suivi des clients/Fournisseurs du groupe, commun à tous les établissements.
ERP Sano® permet une ouverture vers les Réseaux de Santé régionaux ou nationaux et, également, répond aux exigences de la T2A et du plan Hôpital 2007.
6. LA MISE EN ŒUVRE
Pour atteindre notre objectif, il a été nécessaire de simplifier l’architecture du dossier patient informatisé pour le rendre plus fiable, plus cohérent, totalement partageable, minimiser les interfaces, souvent peu satisfaisantes, coûteuses financièrement mais aussi en charges d’exploitation pour ne donner qu’une production fragile.
Outre la qualité des soins et la gestion des risques, nos clients recherchent des outils de pilotage médico-économique. Pour y arriver, l’enjeu consiste à intégrer de manière la plus exhaustive possible, l’information dans le dossier du patient tout au long de son séjour ou de sa venue, en lui imputant tous les soins et fournitures consommées et de suivre ainsi tous les flux pour en tirer les statistiques nécessaires à un pilotage aussi fin que possible.
7. LA SYNTHESE
L’ERP Sano®, c’est :
› Un dossier Patient Unique, Intégré, Partagé
› La consolidation du principe d’un « Noyau » commun (Kernel) à l’ensemble du Système d’information
› Un système de pilotage moderne et efficace, cohérent avec la T2A & Hôpital 2007
› Des échanges normalisés, limités aux plateaux techniques pour l’intégration de l’instrumentation médicale
› La prise en compte d’un futur « dossier patient partagé national »
› Des ouvertures et des échanges avec les réseaux de santé qui se déploient.
8. L’EVOLUTION DE L’ORIENTATION DES SIH
8.1. ORIENTATION ACTUELLE ‘PAR FONCTIONS’
13. ENVIRONNEMENT
| NOM DU MODULE | COUVERTURE FONCTIONNELLE |
SanoKernel |
2CSI® : Module commun de paramétrage, gestion des droits, d'annuaires, gestion des courriers, messagerie interne, gestion des Nomenclatures, édition des étiquettes, répertoires personnalisés, sauvegarde et archivage électronique |
Sano Paye |
SAGE : Multi établissements, Multi Conventions (51, 66, etc.) liaisons bidirectionnelles avec la Comptabilité, dossier patient, planning, statistiques, tableau de bord |
Sano DRH |
2CSI® : Suivi de carrières, frais professionnels, statistiques, formations, déclarations diverses |
SanoComptaGéné |
SAGE : Comptabilité générale, budgétaire, analytique, immobilisations, moyens de paiements, liaisons banques, trésorerie |
SanoComptaClient |
2CSI® : Multi sites, multi gestions, lettres de rappel, tableau de contrôle |
SanoEco |
2CSI® : Engagements multi-sites, multi gestions, calculés en temps réel sur le commandé, le livré. Gestion des fournisseurs, des commandes liées aux engagements et des stocks |
SanoFact |
2CSI® : Multi statuts dont T2A OQN et HAD, Budget global, amendement Crotton, EHPAD tri parties, rappel tarif, télétransmissions, retour Noémie. Liaisons avec la comptabilité client et la comptabilité générale |
SanoCom® |
2CSI® : Dossier médical, infirmier et paramédical |
SanoHAD |
2CSI® : Pilotage intégral des structures de soins à domicile HAD, SIAD, MAD |
SanoAgenda |
2CSI® : Gestion des rendez-vous |
Sano PMSI MCO |
2CSI® : Saisie décentralisée, module DIM, groupeur, télétransmissions |
Sano PMSI SSR |
2CSI® : Saisie décentralisée, module DIM, groupeur, télétransmissions |
Sano PMSI HAD |
2CSI® : Saisie décentralisée, module DIM, groupeur, télétransmissions |
Sano PMSI PSY |
2CSI® : Saisie décentralisée, module DIM, groupeur, télétransmissions |
Sano Bloc |
2CSI® : Gestion des blocs opératoires |
SanoPlanning |
2CSI® : Planification des personnels, préparation éléments de paye |
SanoAccess |
2CSI® : Interface avec les logiciels externes (Référence, Convergence, C-Page, CEGI, Alpha, etc.) |
SanoSang |
2CSI® : Gestion et suivi des produits sanguins. Liaisons ETS |
Sano Labo |
2CSI® : Emission des prescriptions, réception des résultats et des comptes rendus suivant normes HPRIM et HL7 |
Sano Radio |
2CSI® : Emission des prescriptions, réception des comptes rendus et des images au format DICOM |
SanoPDA |
2CSI® : Livraison clé en main d'un serveur de communication multi-protocoles et multi-opérateurs, de PDA pré-chargés, pré-installés avec module de gestion d'affectation et de suivi, et de fonctions du “Dossier patient”, des commandes de produits, de préparation des tournées, d'envoie et réception de fax et mails, etc. |
SanoWeb |
2CSI® : |
Sano WinPharm |
LOGIFRANCE : Gestion des pharmacies, prescriptions connectées avec dossier patient |
Sano WinSté |
LOGIFRANCE : Gestion de la stérilisation |
Sano SIIPS |
2CSI® : Automatisation de la méthode de calcul de charge en soins |
Sano AAS |
2CSI® : Relevé des activités afférentes aux soins (soins indirects) couplé au module SIIPS |
SanoStats |
2CSI® : Outil statistique multi niveaux, tableaux de bord, export Excel |
Sano Archive |
2CSI® : Gestion des archives informatiques et/ou papiers |
Sano Repas |
HESTIA : Gestion des commandes et de la diététique |
Sano Flotte |
2CSI® : Gestion de flottes de véhicules |
Sano Téléphone |
2CSI® : Ouverture et fermeture de lignes, intégration dans les factures |
WINDOWS 2003 Serveur |
Microsoft : Système d'exploitation |
SQL Serveur 2000 |
Microsoft : Système de gestion de base de données |
18. LES LOGICIELS D'APPLICATION
18.1. GENERALITES
Les modules proposés sont des briques qui s’intègrent naturellement les unes aux autres, utilisent des tables communes et un seul moteur de base de données SQL Serveur 2000.
18.1.1. Respect de la législation et de la réglementation
Les progiciels édités par 2CSI® incluent les contraintes décrites dans la législation et les décrets d’application. La norme HISA du CEN, Centre européen de normalisation, ainsi que les documents d’orientation publiés par le Ministère de la Santé pour la formulation des statistiques ont été appliqué sur l’ensemble de nos développements logiciels.
18.1.2. Ergonomie
Nos progiciels utilisent exclusivement l’environnement Microsoft dont nous sommes partenaire. Nous bénéficions ainsi de toutes les possibilités offertes par Windows :
› Menu contextuel
› Menu déroulant
› Aide en ligne par liens Hypertexte
› Saisie par clavier, souri, douchette, crayon optique, écran tactile.
› Utilisation du couper / coller
› Recherche sur les premières lettres
› Correcteur d’orthographe automatique
› Champ de fusion direct avec les signets WORD
› Appel direct de Word, Excel, Exchange, Explorer (Inter, Intra ou Extranet)
18.1.3. Documentation
Les Guides "Utilisateur ” et “Installation ” sont fournies gratuitement, sous forme papier, avec chaque licence. Ils sont également fournis sous forme électronique au format Word.
Les documents Microsoft sont disponibles sur CDROM.
19. L’ARCHITECTURE MATERIELLE
19.1. CHOIX TECHNIQUES
Nos études ont démontré que l’informatisation des établissements de soins allait s’accélérer suite à l’obligation de répondre aux demandes de l’ANAES pour l’accréditation.
Le nombre de postes connectés sur le réseau est en constante augmentation. C’est pourquoi 2CSI® a favorisé la formule de licence « SITE » qui ne préjuge pas du nombre de postes qui seront installés. Ces postes de travail seront des PC, des MAC et/ou des Net computers.
En effet l’environnement WINDOWS 2000 proposé par MICROSOFT que nous avons choisi permet une architecture Client fin/Serveur pour ce type d’organisation.
19.1.1. Avantages de l'architecture Client fin/Serveur
› Gestion aisée des postes client fin (prise de contrôle à distance)
› Recyclage des postes anciens avec 8 Mo de RAM
› Utilisation de NetComputer (coût inférieur, encombrement réduit)
› Déploiement rapide, administration des postes aisée
› Distribution des nouvelles versions logicielles automatisée
› Impossible d'utiliser disquette ou CDROM, de modifier WINDOWS
› Réseau moins sollicité (transmission de trames de quelques octets)
› Possibilité de connecter des postes distants par liaisons RNIS ou RTC
19.2. DESCRIPTION DE L’ARCHITECTURE
Cette architecture centralisée, bâtie avec WINDOWS 2000 Terminal Serveur, comporte un serveur de données disposant de l'espace disque sécurisé pour toutes les données de l'établissement et de serveurs de communication qui gèrent chacun de 20 à 25 postes de travail).
1. Le serveur de données (obligatoire)
* Système d'exploitation WINDOWS 2000
* Gestionnaire de base de données SQL SERVER 2000
* Données de toutes les applications ERP Sano®
* Connecté au réseau TCP/IP à 100 Mbits avec le ou les frontaux
2. Le(s) serveur(s) d’application
* Système d'exploitation WINDOWS 2000
* Applications ERP Sano®
* Gère une grappe de postes de travail pour 30 à 60 utilisateurs
* Double attachement TCP/IP
3. Le(s) serveur(s) de communication
* Système d'exploitation WINDOWS 2000
* Applications ERP Sano®
* Abrite les serveurs logiques (fax, mail,, GPRS, SMS, etc.)
* Double attachement TCP/IP
4. Les Postes de travail
* Postes de travail de type client léger
* Type PC de bureau, portable, ardoise, MAC ou NetComputer
20. SERVICES 2CSI® POUR REUSSIR VOTRE INFORMATISATION
Nous proposons, pour assurer le succès de ce projet de conseiller la Direction sur les moyens et outils à mettre en place tant pour obtenir rapidement l'Accréditation que pour parfaire l'organisation propre à un site informatisé.
20.1. CONSEIL EN ARCHITECTURE DES SYSTEMES D'INFORMATION HOSPITALIERS
Les systèmes d'information implantés dans le monde hospitalier doivent répondre à des contraintes spécifiques (normes du CEN HISA, cartes CPS…) tout en profitant des avancées technologiques (réseau Internet, architecture client fin/serveur, etc.).
20.2. AIDE AU PARAMETRAGE ET A LA PERSONNALISATION DES APPLICATIONS
Prise en compte des spécificités liées à l’établissement et à ses services. Ces réunions permettent de recueillir des informations avant la mise en place des applications.
20.3. SUIVI DU DEMARRAGE
Notre présence sur site durant quelques jours aide le personnel pour l’utilisation quotidienne des moyens informatiques et corrige en temps réel les erreurs commises.
20.4. FORMATION
2CSI® est un Centre agréé de formation immatriculé sous le N° 11950219895.
Nous pouvons assurer des formations sur le site du client, dans notre Centre de formation d’Arles sur Tech (pour les formations de plus de trois jours), ou sur notre site de Cergy en région parisienne.
Des modules de cours spécifiques aux différents professionnels sont proposés.
Nous préconisons l’organisation suivante des cycles de formation :
· Etape 1 : Conférence générale (tout professionnel confondu, durée 2 h)
Présentation générale du projet, présentation des différents modules.
Environnement matériel : vidéo projecteur et portable fournis par 2CSI®
· Etape 2 : Formation à l’utilisation des modules fonctionnels
Par groupe de 3 à 4 utilisateurs de même profil par période de 2 h
· Etape 3: Consolidation de l’utilisation (30 jours après étape 1)
Idem que Etape 2. Présentation des difficultés rencontrées. Solutions.
Programme et durée des sessions à envisager :
Médecins : sessions de 3 heures par groupes de 2 ou 3.
Secrétaires : sessions de 3 heures par groupes de 2 ou 3.
Référent: sessions de 7 heures par groupe de 2.
Des sessions spécifiques sont préconisées pour le service informatique :
· Prise en charge du système et maintenance de 1er niveau
20.5. MAINTENANCE DES LOGICIELS 2CSI®
Les logiciels 2CSI® (voir catalogue) sont garantis 1 an à compter de leur mise en exploitation.
L’assistance technique 2CSI® s’effectue dans le cadre :
- du marché présent (paramétrage, aide au démarrage)
- de la garantie
- du contrat de maintenance
- d’une demande particulière de l’Etablissement
Dès l’installation, un droit d’accès à la HotLine 2CSI® est ouvert.
Si la HotLine ne peut répondre à une demande, une intervention est déclenchée.
La télémaintenance est obligatoire dans le cadre du Contrat de maintenance.
20.6. MAINTENANCE DES MATERIELS LIVRES PAR 2CSI®
Les serveurs livrés par 2CSI® sont garantis 3 ans à compter de leur livraison.
L’assistance technique 2CSI® s’effectue dans le cadre :
- du marché conclu (Installation des logiciels Microsoft WINDOWS 2000, SQL SERVER, OFFICE, des applications ainsi que le paramétrage)
- de la garantie
- du contrat de maintenance
- d’une demande particulière de l’Etablissement
Des contrats 7/7, 24/24 et intervention sous x heures sont disponibles.
21. EXEMPLE D'ARCHITECTURE MATERIELLE